Análise do Kit MCEbyte
O modelo proposto pelos arquivístas de Madrid é muito importante para o trabalho arquivístico pois auxilia no diagnóstico dos documentos de uma instituição, permite identificar as espécies e os tipos documentais produzidos por cada uma de suas funções e atividades, o trâmite (o caminho) que esses documentos têm dentro dessa instituição, a relevância/importância desses documentos para ela, uma vez que determina a vigência administrativa e a destinação final desses documentos, estabelece as relações que os documentos têm entre si, dentre outras elementos importantes para que nós, como arquivístas, possamos CONHECER, verdadeiramente, os documentos da instituição em que trabalhamos.
Análise do conjunto documental Nota Fiscal de Venda ao Consumidor.
1- Tipo documental.
1.1- Denominação: Nota Fiscal de Venda ao Consumidor (NFVC).
1.3- Código: 0.1.2
1.4- Caracteres externos:
Classe: Textual.
Suporte: Papel.
Formato: Folha avulsa.
Forma: Original.
2- Orgão produtor: Departamento de vendas.
3- Destinatário: Departamento de administração contábil.
4- Legislação: Legislação contábil do país (Brasil).
5- Trâmite: Pedido de um produto ou serviço por um cliente, que originará uma venda e, consequentemente, a emissão de uma NFVC.
5.1-Incidências: Nâo há.
5.2-Duração do trâmite: 1 mês e 10 dias.
6- Documentos básicos que compõe o expediente: Pedido de imagem virtual e NFVC.
7- Ordenação da série: Cronológica.
8- Conteúdo: Nome e endereço da empresa, data de emissão da nota fiscal e especificações do produto ou serviço, como tipo de produto e/ou serviço, quantidade, valor unitário dos produtos e/ou serviços e valor total da nota fiscal.
9- Vigência administrativa: 1 ano.
10- Expurgo: 5 anos após o fechemente anual das contas da empresa.
Análise do conjunto documental Ficha Funcional.
1- Tipo documental.
1.1- Denominação: Ficha Funcional.
1.2- Definição: Documento de identificação dos funcionários da empresa.
1.3- Código: 0.2.2.
1.4- Caracteres externos:
Classe: Textual e iconográfica.
Suporte: Papel.
Formato: Folha avulsa.
Forma: Original.
2- Orgão produtor: Administação de recursos humanos/ Seção de Recrutamento.
3- Destinatário: Administação de recursos humanos/ Seção de Cadastro.
4- Legislação: Consolidação das Leis de Trabalho- CLT.
5- Trâmite: A Seção de Recrutamento contrata um funcionáio e envia os dados e documentos necessários para que a Seção de Cadastro faça a ficha funcional desse funcionário.
5.1- Incidências:
5.2- Duração do trâmite: Do momento de contratação do funcionário até a confecção da sua ficha
funcional pela Seção de Cadastro.
6- Documentos básicos que compõe o expediente: Cópias autenticadas de documentos pessoais do funcionário como certidões de nascimento, casamento, currículo, etc., e o contrato de trabalho.
7- Ordenação da série: Alfabética, pelo nome dos funcionários.
8- Conteúdo: Dados da empresa e do funcionário.
9- Vigência administrativa: Até a demissão ou aposentadoria do funcionário.
10- Expurgo: 100 (cem) anos após o falecimento do funcionário.
Análise do conjunto documental Prospecto de Viagem.
1- Tipo documental.
1.1- Denominação: Prospecto de viagens.
1.2- Definição: Prospecto que contém informações sobre produtos e serviços oferecidos pela empresa
com o objetivo de divulgação.
1.3- Código: 0.3.2.
1.4- Caracteres externos:
Classe: Textual e iconográfico.
Suporte: Papel.
Formato: ______
Formato: Original.
2- Orgão produtor: Departamento de Divulgação de Produtos e Serviços.
3- Destinatário: Potenciais clientes da empresa.
4- Legislação: Política de propaganda e markeing da empresa.
5- Trâmite: Confecção do prospecto pelo Departamento de Divulgação de Produtos e Serviços e divulgação do mesmo pelo referenciado departamento.
5.1- Incidências: Não há.
5.2- Duração do trâmite: Até o esgotamento do produto ou serviço divulgado.
6- Documentos básicos que compõe o expediente: Não há.
7- Ordenação da série: Em ordem alfabética do produto ou serviço divulgado e pelo ano do prospecto.
8- Conteúdo: Especificação do produto ou serviço, imagem do produto ou serviço e dados que identifiquem a empresa.
9- Vigência administrativa: Até o esgotamento do produto ou serviço.
10- Expurgo: Não deve ser expurgago, é um documento de guarda permanente.
Análise do conjunto documental Pedido de Imagem Virtual.
1- Tipo documental.
1.1- Denominação: Pedido de Imagem Documental.
1.2- Definição: Documento que especifíca o produto ou serviço que um cliente deseja adquirir da empresa.
1.3- Código: 1.2.
1.4- Caracteres externos:
Classe: Textual.
Suporte: Papel.
Formato: Folha avulsa.
Forma: Original.
2- Orgão produtor: Departamento de Vendas.
3- Destinatário: Não há, pois esse documento é um instrumento de controle do própio Departamento de Vendas.
4- Legislação: Regimento Interno da empresa.
5- Trâmite: Manifestação de vontade de compra de um produto ou serviço por um cliente para o Departamento de Vendas, o qual, por sua vez, gera um Pedido de Imagem Virtual.
5.1- Incidências: Não há.
5.2- Duração do trâmite: Da efetivação do pedido pelo cliente até a confecção da nota fiscal de venda
ao consumidor.
6- Documentos básicos que compõe o expediente: Não há.
7- Ordenação da série: Cronológica e de acordo com o tipo de produto ou serviço especificado no pedido.
8- Conteúdo: Identificação da empresa, data de criação do documento, especificação do serviço, que no caso é uma viagem, e dados que identifiquem o cliente tais como, nome, endereço, telefone, etc.
9- Vigência administrativa: 10 dias úteis, que devem ser contados desde o pedido da viagem pelo cliente até a criação da nota fiscal.
10- Expurgo: 1 mês após a venda do produto.
Análise do conjunto documental Tabela de Preços de Viagem Virtual.
1- Tipo documental.
1.1- Denominação: Tabela de Preços de Viagem Virtual.
1.2- Definição: Tabela que estabelece os preços das viagens oferecidas pela empresa e a data em que
essa tabela passa a ter validade.
1.3- Código: 1.3.
1.4- Caracteres externos:
Classe: Textual.
Suporte: Papel.
Formato: Folha avulsa.
Forma: Original.
2- Orgão produtor: Departamento de Vendas.
3- Destinatário: Departamento de Divulgação de Produtos e Serviços.
4- Legislação: Política de Propagana e Marketing da empresa.
5- Trâmite: Confecção da tabela de preços pelo Departamento de Vendas e envio da tabela para o Departamento de Divulgação de Produtos e Serviços.
5.1- Incidências: Erro no levantamento de preços pelo Departamento de Vendas.
5.2- Duração do trâmite: 1 mês.
6- Documentos básicos que compõe o expediente: Não há.
7- Ordenação da série: Cronológica.
8- Conteúdo: Nome e endereço da empresa e especificação dos produtos com seu respectivos preços.
9- Vigência administrativa: 1 mês.
10- Expurgo: Após a confecção da próxima tabela de preços de viagem virtual.
Análise do conjunto documental Projeto de Imagem Virtual.
1- Tipo documental.
1.1- Denominação: Projeto de imagem virtual (PIV).
1.2- Defrinição: O PIV é um instrumento utilizado pelos engenheiros de projetos da empresa MCEbyte para o desenvolvimento de futuras imagens virtuais para os clientes.
1.3-Código: 5.2
1.4- Caracteres externos:
Classe: Iconográfico e textual
Suporte: Papel
Formato: Folha avulsa
Forma: Original
2- Orgão produtor: Departamento de engenharia (Desenvolvimento de projetos).
3- Destinatário: Departamento de engenharia (Execução de projetos).
4- Legislação: Regimento Interno da MCEbyte- Área de desenvolvimento de produtos e serviços- Departamento de engenharia (Desenvolvimento de projetos), que fala sobre as funções e as atividades desse departamento tratando, inclusive, dos projetos de imagem virtual que ele desenvolve.
5- Trâmite: Esboçar projeto para imagens virtuais.
5.1- Incidências: Erro de cálculo e estimativas do projeto.
5.2- Duração do trâmite: Não há duração definida.
6- Documentos básicos que compõe o expediente: Não há.
7- Ordenação da série: Alfabética e cronológica.
8- Conteúdo: Desenho e denominação do projeto.
9- Vigência administrativa: Até a aprovação ou rejeição pelo Departamento de engenharia (Execução de projetos).
10- Expurgo: Se o projeto for aprovado sua guarda será permanente. Se ele for rejeitado deverá ser guardado por um período de 10 anos, pelo fato de ele poder ser retomado ou servir como base para outros projetos.
Coisa pra caramba, né? Nós também achamos, mas é que só assim nós, arquivístas, podemos realizar um bom trabalho em nossos arquivos!!!! Eis a importância desse tipo de análise documental!!!
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